Todo e qualquer sistema computadorizado deve passar por processo de validação. A RDC 210 da Anvisa cita as Validações Prospectiva, que se faz antes do sistema entrar no ar, e Retrospectiva ou Concorrente, que se faz com o sistema já em operação.

Deve ser estabelecido um eficiente plano de ações para mitigar os efeitos dos riscos de classe “Critico e Maior” que controle eficazmente a execução da própria ação e os prazos. Riscos desses níveis devem ser eliminados ou atenuados no menor espaço de tempo possível. A melhor alternativa é ter um sistema que faça o follow-up automaticamente, pois o controle humano é invariavelmente ineficaz.

O treinamento dos documentos com impacto BPx, como por exemplo os POP´s é indissociável do próprio Gerenciamento dos Documentos. Infelizmente a maioria dos GED´s de mercado se limitam a gerenciar o próprio documento, tendo que se estabelecer interfaces com outros sistemas específicos para gerenciamento de treinamento, o que nem sempre funciona muito bem.

Algumas empresas tratam todas as ações com um único controle até para padronizar os processos, mas essa forma de tratamento é desaconselhável, porque as ações de Desvios devem ter tratamento específico, até por tratarem-se de anomalias. Enquanto as ações de Controles de Mudanças nem sempre têm impactos BPx de alta relevância.

A única forma de garantir a sua autenticidade é garantindo que o sistema possa emitir os documentos acrescentando a ele um código de Barras ou QR Code que seja passível de leitura ou identificação executada pelo próprio sistema. Lembrando que esse Código de Barras ou QR Code deve estar atrelado a cada impressão executada e não ao próprio documento, ou seja, o sistema deve ser capaz de identificar cada uma das cópias impressas por ele.